Verwendung niederländischer Geschäfts- und Handelsdokumente im Ausland

Wenn Sie Ihre niederländischen Geschäfts- und Handelsdokumente im Ausland verwenden möchten, müssen Sie sie zunächst legalisieren lassen. Dafür wird ein Stempel oder Aufkleber auf dem Dokument angebracht.

Bitte beachten Sie: Zwischen Geschäfts- und Handelsdokumenten besteht ein Unterschied, weshalb auch unterschiedliche Legalisationsverfahren durchlaufen werden müssen.

Was ist eine Legalisation?

Bei der Legalisation, die für die Verwendung Ihres Dokuments im Ausland erforderlich ist, handelt es sich um eine Bestätigung, dass dieses Dokument von einer zuständigen Behörde ausgestellt wurde.

Verfahren

Sie möchten ein niederländisches Geschäfts- oder Handelsdokument im Ausland verwenden.

Dafür muss es – häufig mehrmals – in den Niederlanden legalisiert werden. Wo Sie es legalisieren lassen, hängt ab von:

  • der Art des Dokuments und
  • der Art der Vereinbarungen, die die Niederlande mit dem jeweiligen Land getroffen haben.

Schritt 1 – Um welche Art von Dokument handelt es sich?

Geschäftsdokument

Geschäftsdokumente lassen Sie zunächst bei der niederländischen Handelskammer (Kamer van Koophandel/KvK) legalisieren, bei der das Unternehmen registriert ist.

Bitte beachten Sie: Ein mit Namen und Unterschrift der Handelskammer versehener Auszug aus dem Handelsregister muss nicht von der Handelskammer legalisiert werden. Direkt weiter mit Schritt 2

Beispiele für Geschäftsdokumente

  • Genehmigung der Nutzung eines Leasingautos im Ausland
  • Arbeitsvertrag
  • Handelsregisterauszug

Weiter mit Schritt 2

Handelsdokument

Auch Handelsdokumente lassen Sie zunächst bei der Handelskammer legalisieren, bei der das Unternehmen registriert ist.

Beispiele für Handelsdokumente

  • Bescheinigungen von Unternehmen, z. B. Satzungen und Analyseberichte
  • Ausfuhrdokumente, Frachtbriefe und Ursprungszeugnisse

Handelsdokumente fallen nicht unter das Apostilleübereinkommen. Die Legalisation von Handelsdokumenten erfolgt in drei Schritten:

  1. Legalisation durch die Handelskammer
  2. Legalisation durch das Zentrum für Konsulardienstleistungen (siehe Schritt 2B)
  3. Legalisation durch die Botschaft oder das Konsulat des betreffenden Landes in den Niederlanden (siehe Schritt 3)

Schritt 2 – Welche Vereinbarungen bestehen mit dem betreffenden Land?

Ob Ihr Dokument mittels Apostille legalisiert werden muss, hängt davon ab, ob das Land, in dem Sie das Dokument verwenden möchten, zu den Vertragsstaaten des Apostilleübereinkommens gehört. In den Niederlanden erhalten Sie eine Apostille nur bei Gericht.

Überprüfen Sie, ob das Land, in dem Sie das Dokument nutzen wollen, das Apostilleübereinkommen unterzeichnet hat (auf Englisch).

A. Das betreffende Land steht auf der Liste der Vertragsstaaten

Lassen Sie Ihr Geschäftsdokument bei Gericht mit einer Apostille versehen. Hier finden Sie ein Gericht in Ihrer Nähe (auf Niederländisch).

Ihr Dokument kann nun im Ausland verwendet werden.

B. Das betreffende Land steht nicht auf der Liste der Vertragsstaaten

Lassen Sie Ihr Dokument beim Zentrum für Konsulardienstleistungen (CDC) in Den Haag legalisieren.

Weiter mit Schritt 3

Schritt 3 – Legalisation durch die Botschaft oder das Konsulat des betreffenden Landes in den Niederlanden

Lassen Sie Ihr Dokument von dem Land legalisieren, in dem Sie es verwenden möchten. Die Botschaft dieses Landes in den Niederlanden (diese Website ist auf Niederländisch) kann Sie darüber informieren, was Sie dafür tun müssen.